Datenschutzinformation

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit unserem Kunden (im Folgenden: „diese Geschäftsbeziehung“) verarbeitet der Verantwortliche personenbezogene Daten von Ihnen, die er in diesem Zusammenhang erhalten hat und speichert sie für die Dauer, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke und gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Daten, die als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, sind entweder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung der abgefragten Daten kann für Sie oder den Kunden rechtliche oder wirtschaftliche Nachteile haben. So kann es z. B. zu einer Ablehnung des Vertragsschlusses oder zu schlechteren Vertragskonditionen kommen.

Verantwortlicher

Volkswagen Financial Services AG
Gifhorner Straße 57
38112 Braunschweig
dataprotection.internationalfleet@vwfs.com

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre Daten aus dieser Geschäftsbeziehung (z. B. aus dem Antrag und der Vertragsabwicklung) (im Folgenden: „Ihre Daten“). Hierbei werden Ihre Daten zum Zweck der Antragsprüfung, Vorgangsanlage, Vertragsabwicklung, Kundenberatung und Auswertung verarbeitet. Ihre Daten werden mit Auftragsverarbeitern und anderen Auftragnehmern (z. B. aus den Branchen: Logistik, Telekommunikation, Forderungsmanagement, Marketing, Druck) ausgetauscht. Zudem tauscht der Verantwortliche Ihre Daten mit den Gesellschaften der Volkswagen Finanzdienstleistungsgruppe (z. B. Unternehmen aus den Branchen: Bank, Leasing, Versicherung, Mobilität und Tank-/Servicekarten – im Folgenden: „VW Finanzdienstleistungsgruppe“) aus; für diese Verarbeitung besteht zum Teil eine gemeinsame Verantwortlichkeit (nähere Informationen hierzu sind abrufbar unter www.vwfs.de/datenschutzinformationen). Ebenso erfolgt ein Austausch mit öffentlichen Stellen, öffentlich zugänglichen Quellen und ggf. mit Versicherern, Kreditinstituten, Zahlungsdienstleistern und Kooperationspartnern. Die Verarbeitung sowie der Austausch Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken findet insbesondere statt, soweit

• dies für die Erfüllung eines Vertrages, den Sie geschlossen haben, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sowie deren Digitalisierung zu gewährleisten und um Ihren Vertrag (z. B. den Sie mit dem Kunden geschlossen haben) durchzuführen;
• dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich für die Gewährleistung der Vollständigkeit und Richtigkeit von Steuerdaten nach der Abgabenordnung, Gewerbeordnung und nach dem Handelsgesetzbuch. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung erforderlich für die Sicherung des Wirtschaftsverkehrs oder Kapitalmarktes (z. B. nach dem Kreditwesengesetz);
• dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um informierte Entscheidungen der Beteiligten auch in Ihrem Interesse oder im Interesse des Kunden zu gewährleisten und zu optimieren, und um Ihnen oder dem Kunden im Rahmen dieser Geschäftsbeziehung eine dauerhaft hohe Qualität und Einheitlichkeit der Kundenberatung durch den Verantwortlichen und die VW Finanzdienstleistungsgruppe zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung erforderlich zum Schutz von Vermögenswerten des Verantwortlichen, der VW Finanzdienstleistungsgruppe oder ihrer Kunden sowie zur Erfüllung konzerninterner Verwaltungs- und Abrechnungszwecke. Weiter ist die Datenverarbeitung erforderlich, um Ihre Interessen und Präferenzen oder die des Kunden zu analysieren und zu bewerten und daraus allgemeine Auswertungen für interne Zwecke zu erstellen (z. B. zum betriebswirtschaftlichen Monitoring und zur Optimierung der Produkte);
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder einer sonstigen Rechtsgrundlage (Art. 9 Abs. 2 lit. b bis j DSGVO) umfasst ist, wenn Ihre Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) enthalten.

Drittlandübermittlung

Der Verantwortliche kann Ihre Daten auch an ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt hierbei unter Einhaltung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 - 49 DSGVO, wobei das angemessene Schutzniveau insbesondere entweder durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, abgeschlossene EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften gemäß Art. 47 DSGVO gewährleistet wird. Die EUStandardvertragsklauseln können Sie auf der Website der Europäischen Kommission abrufen und einsehen oder direkt beim Verantwortlichen erfragen und in Kopie erhalten.

Allgemeine Speicherfristen

Die Speicherfrist Ihrer Daten beginnt am Ende des Kalenderjahres des letzten Ereignisses im Rahmen dieser Geschäftsbeziehung:

• Wenn es zu einer Vertragsanbahnung, aber zu keinem Vertragsschluss gekommen ist, werden Ihre Daten längstens für 3 Jahre gespeichert.
• Wenn es zu einem Vertragsschluss gekommen ist, werden Ihre Daten, insbesondere steuerrechtlich relevante Daten, bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, längstens für 10 Jahre nach Beendigung des Vertrages, gespeichert. Die allgemeine Speicherdauer von Ihren Daten kann ausnahmsweise bis zu 30 Jahre betragen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Auf abweichende Speicherfristen bei einzelnen Datenverarbeitungen weisen wir Sie innerhalb dieser Datenschutzinformationen am Ende des jeweiligen Abschnitts hin. Die Speicherfristen können sich ausnahmsweise verlängern, wenn die weitere Speicherung rechtlich zulässig (z. B. zum Schutz von Vermögenswerten oder zur Wahrung und ggf. Durchsetzung unserer Rechte) oder erforderlich ist (z. B. Aufbewahrungsfrist für Werbeeinwilligungen oder im Rahmen von Betriebsprüfungen).

Datenaustausch mit dem Handelspartner

Sofern für diese Geschäftsbeziehung relevant, tauscht der Verantwortliche Ihre Daten mit dem Handelspartner (z. B. auslieferndes oder betreuendes Autohaus oder Werkstatt) aus, soweit

• dies für die Erfüllung eines Vertrages, den Sie geschlossen haben, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um die Leistungspflichten aus Ihrem Vertrag (z. B. den Sie mit dem Kunden geschlossen haben) erfüllen zu können;
• dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um informierte Entscheidungen der Beteiligten auch in Ihrem Interesse oder im Interesse des Kunden zu gewährleisten und zu optimieren, und um eine dauerhaft hohe Qualität und Einheitlichkeit der Kundenbetreuung durch den Verantwortlichen und den jeweiligen Handelspartner zu gewährleisten. Zudem ist der Datenaustausch mit dem jeweiligen ggf. erforderlich, um diesem Prämien für die Vermittlungstätigkeit zukommen zu lassen und die Höhe der Prämien zutreffend zu ermitteln, sowie um Sie oder den Kunden bei Vertragsstörungen optimal zu beraten und zu unterstützen;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder einer sonstigen Rechtsgrundlage (Art. 9 Abs. 2 lit. b bis j DSGVO) umfasst ist, wenn Ihre Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B Gesundheitsdaten) enthalten.

Datenaustausch innerhalb des Volkswagen Konzerns

Sofern für diese Geschäftsbeziehung relevant, tauscht der Verantwortliche Ihre Daten mit dem Hersteller, dem Importeur oder der Vertriebsgesellschaft Ihres Fahrzeuges innerhalb des Volkswagen Konzerns aus, soweit

• dies für die Erfüllung eines Vertrages, den Sie geschlossen haben, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um die Leistungspflichten aus Ihrem Vertrag (z. B. den Sie mit dem Kunden geschlossen haben) erfüllen zu können;
• dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um VW konzerninterne Verwaltungs- und Abrechnungszwecke, ggf. auch gegenüber dem Handelspartner, zu erfüllen, sowie die Produkte und Prozesse zu optimieren und hierbei auf Ihre Interessen oder die Interessen des Kunden eingehen zu können. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung erforderlich, um informierte Entscheidungen der Beteiligten auch in Ihrem Interesse oder im Interesse des Kunden zu gewährleisten und zu optimieren sowie zum Schutz von Vermögenswerten des Verantwortlichen, des Herstellers, des Importeurs oder der Vertriebsgesellschaft Ihres Fahrzeuges oder ihrer Kunden;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder einer sonstigen Rechtsgrundlage (Art. 9 Abs. 2 lit. b bis j DSGVO) umfasst ist, wenn Ihre Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B Gesundheitsdaten) enthalten.

Profile

Sofern für diese Geschäftsbeziehung relevant, bildet der Verantwortliche auf Grundlage Ihrer Daten und weiterer werberelevanter Daten (z. B. Nutzungsdaten, Daten zu Ihren Präferenzen) Ihr individuelles Profil und ordnet dieses bestimmten Segmenten zu. Diese Ergebnisse nutzt der Verantwortliche für die zielgruppenspezifische Steuerung von Art, Inhalt und Häufigkeit von Werbemaßnahmen. Dies kann insbesondere dazu führen, dass Sie im Unterschied zu anderen Personen bestimmte Werbung erhalten oder nicht erhalten. Dies geschieht, soweit

• dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um anhand einfacher Auswertungen von Nutzungsdaten und offensichtlicher Präferenzen Angebote besser auf Sie oder den Kunden zuschneiden zu können und unerwünschte oder unpassende Angebote zu vermeiden (eingeschränkte Auswertungen);
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist (umfangreiche Auswertungen).

Individuelle Werbemaßnahmen

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre Daten für Direktwerbung, sowohl für eigene Angebote als auch für Angebote der VW Finanzdienstleistungsgruppe, Ihres Handelspartners und des Herstellers, des Importeurs oder der Vertriebsgesellschaft Ihres Fahrzeuges oder von sonstigen berechtigten Dritten (z. B. Unternehmen aus den Branchen: Bank, Leasing, Versicherung und Mobilität), und tauscht dazu mit den vorgenannten Empfängern Ihre Daten aus. Daneben nutzt der Verantwortliche Online-Marketingdienste, um bestimmten Zielgruppen bei ihrer Nutzung von Online-Diensten interessengerechte Werbeinhalte anzuzeigen. Dazu übermittelt der Verantwortliche Ihre Daten (z. B. E-Mailadresse) in verschlüsselter Form (Hash-Wert) an die Online-Marketingdienste. Diese gleichen den Hash-Wert der übermittelten Daten mit den Hashwerten ihrer eigenen Nutzerdaten zur Identifikation ab. Dies geschieht jeweils, soweit

• dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um Ihnen auf Sie zugeschnittene Angebote zeitnah und zuverlässig zukommen lassen zu können und Ihnen auf Sie zugeschnittene Online-Werbung anzuzeigen;
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist.

Ein Austausch mit sonstigen Empfängern erfolgt nur, soweit dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) umfasst ist.

Testdatenmanagement

Der Verantwortliche sowie die VW Finanzdienstleistungsgruppe verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Erhaltung und Einführung von IT-Systemen und Dienstleistungen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten und der betroffenen Personen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Datenverarbeitung ist insbesondere erforderlich, um die Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit neuer und bestehender IT-Systeme und Dienstleistungen zu gewährleisten und vor Störungen und widerrechtlichen Eingriffen zu schützen, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit oder Vertraulichkeit von Daten beeinträchtigen können. Die Verarbeitung dieser Daten ist auch erforderlich, um eine dauerhaft hohe Qualität und Einheitlichkeit der angebotenen Produkte/Dienstleistungen zu gewährleisten und sie stetig zu optimieren.
Es gilt neben den "Allgemeinen Speicherfristen" folgende Speicherfrist: Für die Tests wird eine Kopie der hierfür erforderlichen Daten erstellt. Diese Kopie wird längstens für 1 Jahr gespeichert.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von dem Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer beim Verantwortlichen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer beim Verantwortlichen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen zu widerrufen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datasubject.internationalfleet@vwfs.com
Darüberhinausgehender Kontakt zum Datenschutzbeauftragten (neben der unter "Verantwortlicher" genannten Anschrift): dpo.internationalfleet@vwfs.com

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Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Weiter haben Sie das Recht, ohne Begründung Widerspruch gegen Direktwerbung und ein damit in Verbindung stehendes Werbeprofiling einzulegen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Möchten Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, dann genügt eine E-Mail an: dataprotection.internationalfleet@vwfs.com
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Stand: November 2021

Note: The English translation serves only for information purposes. The German version is solely binding.

Within the scope of the business relationship with our customer (hereinafter: "this business relationship"), the Controller processes personal data from you, which it has received in this context, and stores them for the period necessary to fulfill the specified purposes and legal obligations. In the following, we inform you about what data is involved, how it is processed and what rights you have in this regard. Data marked as mandatory are either required by law or contract or are necessary for the conclusion of the contract. Failure to provide the requested data may have legal or economic disadvantages for you or the customer. For example, the conclusion of a contract may be refused or the terms of the contract may be less favourable.

Controller

Volkswagen Financial Services AG
Gifhorner Straße 57
38112 Braunschweig
dataprotection.internationalfleet@vwfs.com

General information on data processing

The data controller processes your data from this business relationship (e.g. from the application and contract processing) (hereinafter: "your data"). Your data will be processed for the purpose of checking the application, creating the transaction, processing the contract, customer advice and evaluation. Your data will be shared with processors and other contractors (e.g. from the industries: Logistics, telecommunications, receivables management, marketing, printing). In addition, the controller exchanges your data with the companies of the Volkswagen Financial Services Group (e.g. companies from the sectors: Bank, leasing, insurance, mobility and fuel/service cards - hereinafter referred to as: "VW Financial Services Group"); there is a joint responsibility for this processing in some cases (more information on this can be found at www.vwfs.de/datenschutzinformationen). There is also an exchange with public authorities, publicly accessible sources and, if applicable, with insurers, credit institutions, payment service providers and cooperation partners. The processing and exchange of your data for the above-mentioned purposes takes place in particular insofar as

• this is necessary for the fulfillment of a contract that you have concluded or for the implementation of pre-contractual measures (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b General Data Protection Regulation, GDPR). In particular, data processing is necessary to ensure the completeness and accuracy of the data and its digitization and to perform your contract (e.g. that you have concluded with the customer);
• this is necessary for the fulfilment of a legal obligation (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter c GDPR). In particular, data processing is necessary to ensure the completeness and accuracy of tax data in accordance with the German Fiscal Code (Abgabenordnung), the German Industrial Code (Gewerbeordnung) and the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch). In addition, data processing is necessary for securing economic transactions or capital markets (e.g. according to the German Banking Act);
• this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). In particular, data processing is necessary in order to ensure and optimize informed decisions by the parties involved, also in your interest or in the interest of the customer, and in order to guarantee you or the customer a permanently high quality and uniformity of customer advice by the controller and the VW Financial Services Group within the scope of this business relationship. In addition, the data processing is necessary to protect the assets of the controller, the VW Financial Services Group or its customers and to fulfill internal group administration and accounting purposes. Furthermore, data processing is necessary to analyze and evaluate your interests and preferences or those of the customer and to generate general evaluations for internal purposes (e.g. for business monitoring and product optimization);
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR);
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 9 para 2 letter a of the GDPR) or another legal basis (Art. 9 para 2 letter (b) to (j) of the GDPR), if your data also contains special categories of personal data pursuant to Art. 9 para 1. of the GDPR (e.g. health data).

Third country transfer

The controller may also transfer your data to a country outside the European Economic Area (EEA). This transfer is carried out in compliance with the special requirements of Articles 44 - 49 of the GDPR, whereby the appropriate level of protection is guaranteed in particular either by an adequacy decision of the European Commission pursuant to Article 45 of the GDPR, concluded EU standard contractual clauses pursuant to Article 46 (2) (c) and (d) of the GDPR or binding internal data protection regulations pursuant to Article 47 of the GDPR. You can access and view the EU standard contractual clauses on the website of the European Commission or ask the controller directly and receive a copy. 

General retention periods

The storage period begins at the end of the calendar year of the last event within the scope of this business relationship:

• If a contract has been initiated but not concluded, your data will be stored for a maximum of 3 years.
• If a contract has been concluded, your data, in particular data relevant to tax law, will be stored until expiry of the statutory retention periods, at the longest for 10 years after termination of the contract. The general storage period of your data may exceptionally be up to 30 years, insofar as this is necessary for the assertion, exercise or defence of legal claims.

We will inform you of different retention periods for individual data processing within this data protection information at the end of the respective section. The storage periods may be extended in exceptional cases if further storage is legally permissible (e.g. to protect assets or to safeguard and, if necessary, enforce our rights) or necessary (e.g. retention period for advertising consent or in the context of tax audits).

Data exchange with the trading partner

The controller exchanges your data with your trading partner (e.g. delivering or servicing car dealership or workshop) insofar as

• this is necessary for the fulfillment of a contract that you have concluded or for the implementation of pre-contractual measures (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter b GDPR). In particular, data processing is necessary in order to fulfill the performance obligations arising from your contract (e.g., which you have concluded with the customer);
• this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). In particular, data processing is necessary to ensure and optimize informed decisions of the parties involved, also in your interest or in the interest of the customer, and to ensure a permanently high quality and consistency of customer service by the controller and the respective trading partner. In addition, the exchange of data with the respective partner may be necessary in order to provide the partner with premiums for the brokerage activity and to correctly determine the amount of the premiums, as well as to provide you or the customer with optimal advice and support in the event of contract disruptions;
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR);
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 9 para 2 letter a of the GDPR) or another legal basis (Art. 9 para 2 letter (b) to (j) of the GDPR), if your data also contains special categories of personal data pursuant to Art. 9 para 1 GDPR (e.g. health data).

Data exchange within the Volkswagen Group

The controller exchanges your data with the manufacturer, the importer or the sales company of your vehicle within the Volkswagen Group, insofar as

• this is necessary for the fulfillment of a contract that you have concluded or for the implementation of pre-contractual measures (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter b GDPR). In particular, data processing is necessary in order to fulfill the performance obligations arising from your contract (e.g. that you have concluded with the customer);
• this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). In particular, data processing is necessary in order to fulfil VW's internal administrative and accounting purposes, if necessary also vis-à-vis the trading partner, as well as to optimise the products and processes and to be able to respond to your interests or the interests of the customer. Furthermore, data processing is necessary to ensure and optimize informed decisions of the parties involved, also in your interest or in the interest of the customer, as well as to protect assets of the controller, the manufacturer, the importer or the sales company of your vehicle or their customers;
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR);
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 9 para 2 letter a of the GDPR) or another legal basis (Art. 9 para 2 letter (b) to (j) of the GDPR), if your data also contains special categories of personal data pursuant to Art. 9 para 1. of the GDPR (e.g. health data).

Customer Profiles

The controller creates your individual customer profile based on your data and other advertising-related data (e.g. usage data, data on your preferences) and assigns it to specific customer segments. The controller uses these results for target group-specific control of the type, content and frequency of advertising measures. In particular, this may result in you receiving or not receiving certain advertisements, unlike other customers. This happens as far as

• this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). The data processing is necessary in particular in order to be able to better tailor offers to you or the customer on the basis of simple evaluations of usage data and obvious preferences and to avoid unwanted or unsuitable offers (limited evaluations);
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR) (comprehensive evaluations).

Individual advertising campaigns

The controller processes your data for direct marketing, both for its own offers and for offers from the Volkswagen Financial Services Group, your trading partner and the manufacturer, importer or sales company of your vehicle or from other authorised third parties (e.g. companies from the sectors: banking, leasing, insurance and mobility), and exchanges your data with the above-named recipients for this purpose. In addition, the controller uses online marketing services to display interest-based advertising content to certain target groups when they use online services. For this purpose, the controller transfers your data (e.g. email address) in encrypted form (hash value) to the online marketing services. These services match the hash value of the transferred data with the hash values of their own user data for identification purposes. This happens in each case insofar as

• this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). The data processing is necessary in particular in order to provide you or the customer with customised offers in a timely and reliable manner and to display online advertising tailored to you;
• this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR).

An exchange with other recipients only takes place insofar as this is covered by your voluntarily given consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR).

Test data management

The controller and the VW Financial Services Group process your data as part of the maintenance and implementation of IT systems and services, insofar as this is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party and the data subjects (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR). In particular, data processing is necessary to ensure the security, operability and reliability of new and existing IT systems and services and to protect against disruptions and unlawful interference that could impair the availability, authenticity, completeness or confidentiality of data. The processing of this data is also necessary to ensure a permanently high quality and uniformity of the products/services offered and to optimise them continuously.

The following retention period applies in addition to the "General retention periods": A copy of the data required for the tests is made. This copy is stored for a maximum of 1 year.

Rights of data subjects

You have the right: 

• to request information about your personal data processed by the controller in accordance with Art. 15 GDPR;
• to demand the correction of inaccurate or incomplete personal data stored by the controller without delay in accordance with Art. 16 GDPR
• to request the deletion of your personal data stored by the controller in accordance with Art. 17  GDPR, provided that the legal requirements are met
• to demand the restriction of the processing of your personal data in accordance with Art. 18  GDPR, provided that the legal requirements are met;
• in accordance with Art. 20 GDPR to receive your personal data that you have provided to the controller in a structured, common and machine-readable format or to request the transfer to another controller;
• to withdraw your consent at any time in accordance with Art. 7 (3) GDPR;
• to lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Art. 77 GDPR. As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence or our company headquarters.

If you wish to exercise your data protection rights, simply send an e-mail to: datasubject.internationalfleet@vwfs.com.. Further contact with the data protection officer (in addition to the address mentioned under "Controller"): dpo.internationalfleet@vwfs.com.

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Right to object

You have the right to object to the processing of your personal data on grounds relating to your particular situation (Article 21 para.1 of the GDPR). Furthermore, you have the right to object without justification to direct marketing and related advertising profiling (Article 21 para. 2 of the GDPR).

If you wish to exercise your right to object, simply send an e-mail to dataprotection.internationalfleet@vwfs.com.

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Status: November 2021